Lo smart working è semplice: il fattore mentalità

Quasi il 75% dei manager europei nei settori IT e HR, che hanno partecipato all'indagine Digital Workplace in Europe di PAC, ritiene che la qualità dell'ambiente di lavoro abbia una forte influenza sul successo del proprio business e che sia addirittura vitale per la strategia di un'azienda. Ma cosa succede se l'ambiente di lavoro cambia da un giorno all'altro? Negli ultimi mesi, le aziende hanno lavorato a pieno ritmo per consentire il lavoro a distanza e la maggior parte dei dipendenti ha dovuto abituarsi a un nuovo posto di lavoro. Questo non è stato facile per tutti, e molti sono rimasti scontenti piuttosto che entusiasti. Alcuni hanno difficoltà ad abituarsi al nuovo modo di lavorare, altri dicono di non essere motivati come in ufficio; questo può avere un impatto negativo, perchè significa che alcune risorse stanno perdendo un prezioso potenziale.

Ci sono molte ragioni che portano a una resistenza al cambiamento; alcune persone si avvicinano alle novità con scetticismo, e non vedono necessariamente il vantaggio di cambiare il loro modo di lavorare. Alcuni si sentono sopraffatti o lasciati soli nell'affrontare il loro nuovo ambiente di lavoro. Altri temono che il carico di lavoro aumenterà e che avranno bisogno di più tempo per svolgere le proprie mansioni. Molto spesso, gli ostacoli da superare sono dovuti alla varietà di funzioni e alla complessità che il nuovo ambiente di lavoro comporta.

Christian Bredlow, fondatore e CEO dell'agenzia Digital Mindset, è ben consapevole dell'importanza di coinvolgere la forza lavoro: "Ogni posto di lavoro digitale, ogni intranet sociale e ogni progetto di digitalizzazione sarà giudicato in ultima analisi in base al grado di adesione degli utenti alla nuova piattaforma".

"Implementare con successo il posto di lavoro digitale su lungo periodo richiede investimenti nella mentalità digitale dei dipendenti, poiché la tecnologia è efficiente solo se sono efficienti le risorse che la utilizzano. A mio avviso, tre fattori sono essenziali per il successo dello smart working: la tecnologia, la piattaforma e la persona". 

Lukas Wojoczek
Digital Workplace Sales, CHG-MERIDIAN AG

Fin dall'inizio, la strategia di lavoro a distanza di CHG-MERIDIAN si è concentrata sui nostri dipendenti e sulle loro esigenze individuali. Abbiamo capito che il passaggio dal luogo di lavoro tradizionale a quello digitale avrebbe richiesto un periodo di familiarizzazione; il nostro obiettivo principale era quello di fornire un ambiente in cui i nostri colleghi potessero imparare a utilizzare la tecnologia con fiducia e sentirsi motivati a lavorare.

Abbiamo creato piattaforme interattive di e-learning che offrono formazione online, FAQ e video how-to. Un team interno di esperti modera le sessioni ed è a disposizione per supportare tramite live chat.  L'anno scorso, ad esempio, abbiamo organizzato dei "digital workplace cafè" dove i dipendenti hanno potuto incontrare i nostri esperti in materia di ambiente di lavoro digitale per una chiacchierata davanti a una tazza di tè o caffè.

E ci sono molti altri modi per promuovere una mentalità digitale. KAEFER, ad esempio, sta incoraggiando il proprio personale ad impegnarsi nell'autoapprendimento attraverso il gioco (gamification). "Vogliamo che i nostri dipendenti siano motivati ad autoapprendere quando ci sono nuove sfide da affrontare e che non debbano aspettare che la formazione venga imposta", dice il CIO Oestmann.

Le aziende che vogliono accelerare i processi digitali e migliorare i risultati di business dovrebbero tenere conto dell'esperienza sul posto di lavoro e della motivazione dei loro dipendenti, perchè l'esperienza stessa rappresenta un forte valore aggiunto. Secondo il professore di psicologia Dr. Marc Hassenzahl, questo include la necessità di un'azione autodeterminata (autonomia), di sperimentare qualcosa di nuovo (stimolazione), e di rispetto e apprezzamento (popolarità).

Una buona esperienza è un fattore chiave per creare valore e raggiungere il successo. La società di consulenza gestionale Korn Ferry stima che la produttività sia superiore del 18% nelle aziende con forti livelli di impegno e obiettivi condivisi, la crescita del fatturato sia due volte e mezzo maggiore e i profitti siano notevolmente più alti.

Il fattore decisivo per avere una corretta user experience è la continuità lungo tutto il ciclo di vita del dispositivo:

• Procurement: hardware preferito tramite portale self-service

Per creare una solida base di user experience, le aziende devono consentire ai dipendenti di scegliere i loro device tramite un basket predefinito, piuttosto che assegnare loro l'hardware; i dipendenti sanno scegliere meglio i dispositivi più utili per il loro ruolo. Il modo più semplice ed economico per farlo è attraverso un portale self-service con account individuali dei dipendenti e una funzione carrello. Esso consente agli utenti di configurare la propria postazione di lavoro e di ordinare da soli i propri device, aumentando la soddisfazione dell'utente e riducendo il carico di lavoro per i dipartimenti acquisti e IT.

• Approvvigionamento: un'esperienza per l'utente

Anche l'approvvigionamento dei dispositivi può essere trasformato in un'esperienza, ad esempio attraverso un packaging attraente (effetto unboxing) o eventi di rollout. Se non è preconfigurato, ogni dispositivo è facile e veloce da configurare. Le opzioni per raggiungere questo obiettivo vanno dai video how-to e dagli assistenti di configurazione fino alla configurazione automatizzata tramite soluzioni per la mobility.

• Utilizzo: il lavoro quotidiano diventa un piacere

L'utilizzo della tecnologia richiede una sfera di competenze, a causa di un flusso costante di nuovi prodotti sul mercato. Per questo motivo, offrire in modo proattivo consigli e suggerimenti ai dipendenti per aiutarli nelle loro attività quotidiane può rendere più facile il loro approccio al mondo del lavoro digitale. Come si passa da un monitor all'altro? Come si entra nella modalità di presentazione? Come posso trasferire le chiamate in conferenza dal mio smartphone al PC desktop o viceversa, senza perdere la connessione? Ci sono molti modi per condividere tali informazioni, tra cui portali per la formazione, newsletter, podcast e persino eventi a tema.

• Upgrade/update: un'opportunità di rinnovo

Gli utenti vogliono lavorare con asset adeguati ai loro ruoli, e si aspettano che i loro dispositivi aziendali siano tecnologicamente avanzati almeno quanto quelli personali. Per questo motivo è importante che la postazione di lavoro digitale possa essere integrata, modificata e modernizzata in modo flessibile, ad esempio attraverso opzioni di upgrade/update proattive e specifiche per il lavoro, che aggiungano immediatamente l'hardware al carrello del dipendente sul portale self-service. Informare gli utenti dei vantaggi di ogni device hardware aumenta ulteriormente il loro livello di soddisfazione.