La pandemia di coronavirus ha presentato a IT manager e CIO la sfida di dover mettere a disposizione dei loro dipendenti postazioni di lavoro mobili per il lavoro agile, in un arco di tempo brevissimo. Alcune aziende erano già preparate, ma molte non avevano alcuna esperienza in tema di mobile working; non avevano ancora previsto pc portatili o smartphone per i dipendenti nè piattaforme digitali che permettessero alle risorse di comunicare, collaborare e accedere in modo sicuro ai dati in remoto.
I dipendenti,da sempre abituati a documenti cartacei, si sono trovati improvvisamente di fronte a un ambiente di lavoro completamente nuovo, che ha coinvolto le piattaforme di comunicazione e tutti i processi aziendali.
Ma il fatto di affrontare un cambiamento così radicale ha i suoi vantaggi, in quanto la velocità della digitalizzazione ha ricevuto una forte spinta.
La crisi ha evidenziato che gli investimenti nella digitalizzazione sono essenziali
Un aspetto positivo della crisi legata al Covid-19, è l'accelerazione della trasformazione digitale. Le aziende che già in passato avevano investito sul lavoro digitale sono state in grado di reagire rapidamente e con maggiore fiducia alla crisi. Molte realtà però hanno dovuto reagire tempestivamente, acquistando dispositivi mobili in tempi davvero ristretti, con conseguenti colli di bottiglia e aumento dei prezzi sul mercato. Un importante insegnamento di questo periodo storico è che nessuno può evitare la digitalizzazione; il posto di lavoro digitale è un investimento importante e necessario se si vuole realizzare una vera trasformazione. Ora spetta alle aziende rivedere le loro scelte e, se necessario, correggerle e ottimizzarle per allinearle a una strategia di digitalizzazione sul lungo periodo.
DEFINIZIONE DI OBIETTIVI DI LUNGO PERIODO
Di fronte a una crisi economica e a bassi tassi di crescita, le misure di riduzione dei costi possono sembrare un'opzione più ovvia rispetto a nuovi investimenti, ma gli investimenti nella digitalizzazione comportano un forte aumento della produttività, come è già stato dimostrato in numerosi studi.
Il primo passo è definire gli obiettivi di lungo periodo:
"La domanda che le aziende ora dovrebbero porsi è questa: quali investimenti dobbiamo affrontare in ambito IT, se vogliamo permettere ai nostri dipendenti di lavorare in modo produttivo da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, fornendo l'accesso a tutti i dati e integrando tutti i processi aziendali?
Lukas Wojoczek, Technical Sales Digital Workplace di CHG-MERIDIAN AG
investire in hardware il prima possibile
La postazione di lavoro digitale non è solo hardware, naturalmente, ma è una parte fondamentale. Sarebbe un errore optare su prestazioni inferiori pensando al cost saving, soprattutto se si contestualizzano le cifre. Un investimento di circa 1.500 euro per dipendente è perfettamente giustificato alla luce degli aumenti di produttività e dei benefici per l'azienda. La crisi lo ha dimostrato chiaramente: le aziende che avevano già investito sull'hardware per i loro dipendenti prima dell'epidemia di coronavirus stanno ora vedendo questo investimento dare i suoi frutti.
"La riduzione dei costi attraverso l'investimento nelle postazioni di lavoro digitali fa parte del nostro core business, e inizia proprio al momento dell'investimento. Ogni dispositivo ha un ciclo di vita ottimale. Scegliendo il momento giusto per sostituire l'hardware, si può godere del miglior valore residuo possibile, sfruttando al meglio le nuove tecnologie: solo questo si traduce in un risparmio sui costi".
Thorsten Staudenmaier-Föhr, Solution Manager Service Design di CHG-MERIDIAN AG
Il mobile working richiede una piattaforma adeguata per la collaborazione digitale
L'hardware migliore è di scarsa utilità se a supporto manca un'infrastruttura digitale adeguata, così come processi automatizzati, una piattaforma applicativa appropriata e i giusti strumenti di collaborazione. I dipendenti devono essere in grado di accedere in modo sicuro ai dati e ai servizi da remoto.
Questo tipo di piattaforma presenta numerosi vantaggi. Non solo semplifica il lavoro mobile e le comunicazioni, ma assicura anche che i dispositivi possano essere facilmente sostituiti o cambiati. Perché quando la piattaforma è performante, il lavoro non dipende più dai singoli dispositivi e questi possono essere cambiati in modo flessibile senza causare tempi di inattività. I dipendenti possono accedere alla piattaforma sia dal proprio smartphone che dal laptop e i dati sono disponibili da tutti i dispositivi. Evitare i tempi di inattività e i ritardi non è solo comodo e pratico, ma consente anche di risparmiare sui costi, ed è per questo che è necessario scegliere con cura la piattaforma giusta.
Favorire il buy-in dei dipendenti
Il cambiamento può essere visto come un disagio, e doversi abituare ai metodi di lavoro digitali può essere una sfida enorme per molti dipendenti. Devono familiarizzare con un nuovo ambiente digitale: videochiamate invece di sale riunioni, eventi online e organizzazione tramite i social network. Questo è un territorio nuovo per molti, e ci vuole tempo per abituarsi. Per questo motivo è ancora più importante coinvolgere i dipendenti il prima possibile.
Un piano di lavoro digitale a lungo termine, ottimizzato in termini di costi, è costituito da tre elementi essenziali: l'hardware giusto, una piattaforma adeguata e la mentalità digitale dei dipendenti.
