Amministrazione, Sistemi Informativi e Controllo di Gestione: una collaborazione strategica con TESMA©

SIAD è uno dei principali gruppi chimici italiani ed opera nei settori gas industriali, engineering, healthcare, servizi e beni industriali. Il Gruppo è attivo da 85 anni nel business dei gas industriali e si distingue per una presenza storica e consolidata anche nel settore engineering. Nell’healthcare, è al servizio delle strutture sanitarie ed opera inoltre nell’homecare. Completano il quadro delle attività i servizi di management ambientale, la commercializzazione di articoli per il largo consumo e la distribuzione di beni industriali. L’attività diversificata del Gruppo SIAD si traduce in un’offerta destinata ai diversi mercati industriali, a settori quali sanità e ambiente ed al mass market. Un’infrastruttura IT complessa, sul piano nazionale e internazionale, sviluppata in diversi branch commerciali, poli distributivi e produttivi. L’esigenza di una collaborazione strategica e proattiva tra il settore finanziario e i Sistemi Informativi; CHG-MERIDIAN ha saputo offrire la giusta soluzione al Gruppo SIAD grazie a un servizio personalizzato e modulare di Asset e Financial Management.

“Il nostro parco IT è distribuito su più sedi a livello sia italiano che internazionale e su più aziende appartenenti al Gruppo” spiega Francesco Personeni, Responsabile Gestione Sistemi Informatici del Gruppo SIAD “ed è costituito da più di 1.000 postazioni, per il 40% fisse e per il 60% mobili.”  Dopo alcuni anni di strategia IT basata sostanzialmente sull’acquisto, il management si è reso conto che questa scelta aziendale non era più in linea con il processo di crescita e diversificazione intrapreso dal Gruppo: gestione dei cespiti, impatto sul cash-flow, costi di manutenzione e impiego di risorse in termini di tempo non garantivano la necessaria flessibilità. “Per questo, abbiamo deciso di  valutare una scelta diversa: la locazione operativa.”  continua Personeni. “L’offerta di CHG-MERIDIAN ci ha colpito per la sua flessibilità e chiarezza e per la sua completa indipendenza da banche e fornitori, che lascia al Cliente massima libertà di scelta nell’IT Procurement. L’esternalizzazione del processo degli ordini e un contratto di Accordo Quadro basato sulle nostre esigenze e sulle nostre tempistiche di approvvigionamento hanno rappresentato un fattore differenziante e vincente per la multinazionale tedesca”. Il progetto ha avuto inizio con una fase di start-up nel Gennaio 2011 in SIAD Macchine Impianti, un’azienda del Gruppo, per estendersi poi in SIAD S.p.A. esattamente un anno dopo.

La scelta di una soluzione flessibile di locazione operativa non è stato l’unico cambiamento in azienda; un’ ulteriore chiave di successo è rappresentata infatti dall’implementazione nei processi interni di TESMA©, lo strumento  web based di Financial e Asset Management proprietario di CHG-MERIDIAN, attraverso i moduli di CONTRACT MANAGEMENT, INVOICING e REPORTING. “In pochi clic possiamo ottenere tutte le informazioni tecniche ed economiche con il dettaglio dell’ubicazione, assegnazione e cronologia di ogni singolo asset” interviene Doria Fraternale dei Sistemi Informatici, principale punto di contatto tra il Cliente e CHG-MERIDIAN e supporto agli utenti interni per l’utilizzo dello strumento.
 
“In passato, il processo di tracking veniva effettuato manualmente e, come è comprensibile, la gestione di oltre 40 ubicazioni rappresentava un margine di errore  troppo alto. TESMA© ci ha inoltre permesso di ottimizzare la sinergia tra i reparti IT, quello amministrativofinanziario e il controllo di gestione, snellendo i processi con conseguente time-saving per tutti i team di lavoro; grazie a questo strumento, la gestione dell’intero ciclo vita dell’asset è molto più semplice, intuitiva e soprattutto precisa. Dopo la fase di approvvigionamento, inserisco in TESMA© solo alcuni dati relativi all’assegnazione degli item come nome utente e località, e i colleghi della pianificazione e controllo possono così completare le informazioni in termini di competenza del bene e centro di controllo; una collaborazione snella ed efficace.” “Non solo” spiega Alberto Callioni del team di Amministrazione e Controllo, “grazie a TESMA© abbiamo raggiunto un notevole livello di time-saving anche dal punto di vista dei processi amministrativi; il modulo di INVOICING mi permette di richiamare, scaricare e controllare  in semplici e rapidi passaggi tutti i dati degli asset relativi alle singole fatture del Gruppo, in modo puntuale e trasparente. Con questa modalitá le informazioni vengono quindi trasferite in pochi minuti al nostro sistema ERP, completando un processo fondamentale per il rilascio dell’autorizzazione al pagamento. In passato, il controllo e la gestione di fatture in modalitá manuale richiedeva circa trenta minuti di lavoro, quindi posso ritenermi più che soddisfatto del valore offerto da questa soluzione.” “La semplificazione dei processi amministrativi e la comprovata sinergia tra i diversi reparti del Gruppo rappresentano senza dubbio il raggiungimento di un importante obiettivo” conclude Doria Fraternale. “La partnership con CHG-MERIDIAN è costituita da una stretta collaborazione basata sull’ascolto delle nostre esigenze e delle nostre peculiarità aziendali; riteniamo di essere solo all’inizio di un percorso di ulteriore ottimizzazione dei nostri processi di IT management. A oggi, abbiamo completato con successo la sostituzione del 30% dell’intero parco proprietario e il processo è in continuo avanzamento”.