DOCUSIGN: UN TOOL A SUPPORTO DEI NOSTRI CLIENTI

IN TEMA DI DIGITAL TRANSFORMATION, DIVENTA SEMPRE PIU' IMPORTANTE LO SNELLIMENTO DEI PROCESSI LEGATI ALLA DOCUMENTAZIONE AZIENDALE E SI PARLA SPESSO DI FIRMA ELETTRONICA: PUO' SPIEGARCI COME FUNZIONA UNA PIATTAFORMA COME DOCUSIGN?

La firma elettronica avanzata è l'equivalente digitale di una tradizionale firma autografa ed ha lo stesso valore legale; garantisce l'identificazione del firmatario del documento e la connessione univoca con il documento stesso. Il funzionamento è molto semplice, in qualsiasi momento un documento può essere inviato al firmatario che riceve una email. Senza la necessità di scaricare alcun tipo di applicazione o software, su qualsiasi device fisso o mobile, è sufficiente un click per apporre la propria firma; in automatico il documento torna al mittente regolarmente firmato.

QUALI SONO I PRINCIPALI BENEFICI CHE UN TOOL COME DOCUSIGN PORTA ALLE AZIENDE?

I vantaggi sono molteplici; innanzitutto i documenti – come i contratti ad esempio - vengono firmati in modo rapido e semplice, su qualsiasi dispositivo connesso a internet, da qualsiasi luogo e in ogni momento. Inoltre, contratti cartacei non devono più essere spediti per posta al cliente e poi scansionati, con conseguente riduzione dei costi di gestione. Ma non solo: lo status di un contratto può essere monitorato da tutte le parti coinvolte, per un controllo completo dei dati e gestione delle tempistiche, e per una piena trasparenza. Tutto questo si traduce in una maggiore efficienza; i contratti possono essere processati e salvati elettronicamente senza bisogno di ulteriori elaborazioni manuali, quindi il workload amministrativo viene notevolmente ridotto. Un ulteriore valore aggiunto è la semplicità: l'interfaccia utente web di DocuSign è intuitiva e facile da utilizzare e istruzioni dettagliate guidano il firmatario attraverso il processo. Un ultimo aspetto, non certo per importanza, è l’attenzione per l’ambiente, in quanto sempre più aziende stanno sposando i princìpi della circular economy: il tool permette un risparmio di risorse preziose e riduzione di materiali di stampa, di imballaggio e di spedizione.

SAPPIAMO QUANTO SIA FONDAMENTALE LA CERTEZZA DELLA VALIDITA' LEGALE DELLE FIRME ELETTRONICHE, COSI' COME LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI E LA COMPLIANCE IT. QUALI SONO GLI STANDARD DI SICUREZZA DELLA PIATTAFORMA?

CHG-MERIDIAN è da sempre molto attenta a questi temi e possiamo confermare che le firme elettroniche sono giuridicamente vincolanti per quasi la totalità delle transazioni commerciali nei paesi dell'UE; DocuSign soddisfa i severi requisiti del regolamento eIDAS. In tema di sicurezza e privacy, è perfettamente compliant con i più rigorosi standard di sicurezza, non solo in Europa, ma anche negli Stati Uniti e nel resto del mondo. Ciò significa che protegge dati contrattuali altamente sensibili e offre trasparenza in ogni fase del processo di firma.